Spesia – Moderni ja kustannustehokas hakemustietokanta

Ammattiopisto Spesia on ammatillinen erityisoppilaitos, joka tarjoaa koulutuksia yksilöllistä tukea tarvitseville nuorille ja aikuisille. Spesian monipuolisesta koulutustarjonnasta löytyy ammatilliseen perustutkintoon johtavaa koulutusta, valmentavaa koulutusta sekä tuettua oppisopimuskoulutusta. Lisäksi Spesia toteuttaa kehittämis-, koulutus- ja tutkimushankkeita yhdessä kotimaisten ja kansainvälisten kumppaneiden kanssa.

Spesiassa opiskelee vuosittain yli 1500 opiskelijaa 14 eri paikkakunnalla. Tutustu tarkemmin osoitteessa www.spesia.fi

Spesian koulutukset on suunnattu yksilöllistä tukea tarvitseville opiskelijoille. Siksi hakijoiden on liitettävä hakemukseensa dokumentteja, kuten terveydellisiä selvityksiä erityisen tuen tarpeesta.

Spesia käytti dokumenttien vastaanottamiseen, käsittelyyn ja tallettamiseen valmisohjelmistoa, joka ei kuitenkaan vastannut tarpeisiin täysin toivotulla tavalla. Järjestelmän kokonaiselinkaarikustannukset kohosivat vuosittain hyvin korkeiksi, minkä lisäksi se ei palvellut täsmällisesti kaikkia käyttäjäryhmiä.

Spesia tarvitsi teknologiakumppanin rakentamaan uuden räätälöidyn järjestelmän, jolla vältetään jatkuvat lisenssikustannukset. Lisäksi tavoitteena oli parantaa käytettävyyttä, lisätä automaatiota sekä mahdollistaa skaalautuvuus käyttäjätarpeiden muuttuessa ja kasvaessa.

Lähdimme kehittämään Spesialle uutta järjestelmää, joka ei aiheuta lisenssikustannuksia, palvelee saumattomasti kaikkia käyttäjäryhmiä ja on helposti jatkokehitettävä.

Ratkaisu rakentui käyttäjälähtöisellä tuotekehitysmallillamme tiiviissä yhteistyössä Spesian loistavien ammattilaisten kanssa.

Kehitystyö käynnistyi Design Sprint -menetelmällä, jossa teimme teknisen vaatimusmäärittelyn ja rakensimme käyttäjätestatun prototyypin käyttöliittymästä.

Design Sprintin jälkeen kehitimme järjestelmästä käyttöönotettavan version, joka sisälsi kaikki kriittiset toiminnallisuudet ja mahdollisti kokonaisuudessaan vanhan järjestelmän poistamisen käytöstä. Palvelu rakennettiin avoimista komponenteista, jotta jatkuvia kuluja syntyy ainoastaan pilvipalvelun kustannuksista.

Lisäksi järjestelmä toteutettiin teknisesti siten, että automaation ja älykkäiden toiminnallisuuksien lisääminen palveluun onnistuu vaivattomasti. Tämä on äärimmäisen tärkeää, sillä arkaluonteisten dokumenttien käsittelyn laadukas automatisointi vähentää virheiden mahdollisuutta ja varmistaa esimerkiksi GDRP-säännösten toteutumisen.

Onnistuneen MVP-version myötä siirrymme Spesian kanssa jatkuvan palvelun malliin, joka mahdollistaa järjestelmän ylläpidon, uusien toiminnallisuuksien luonnin ja ketterän jatkokehityksen.

Lopputuloksena Spesia sai käytettävyydeltään paremman, edullisemman ja teknisesti edistyneen järjestelmän.

Uusi palvelu muun muassa huolehtii automaattisesti siitä, että opiskelijoiden terveystietoja sisältävät dokumentit poistuvat, kun niiden käsittelyperuste poistuu. Tämä vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että tietoja käsitellään aina turvallisesti ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Kehitetty järjestelmä on myös taloudellisesti huomattavasti aiempaa kannattavampi, sillä Spesian ei tarvitse enää maksaa lisenssimaksuja. Räätälöidyn, itse omistamansa järjestelmän myötä ylläpitokustannukset putosivat murto-osaan aiemmasta.

Lisäksi järjestelmän jatkokehittäminen ja uusien toiminnallisuuksien lisääminen on nyt huomattavasti helpompaa ja edullisempaa.