Miksi digihankkeet epäonnistuvat?

Listaan tässä tyypillisimpiä syitä digihankkeiden epäonnistumiselle.

1. Tavoite ei ole selkeä

Minulta kysellään usein onko jokin idea teknisesti toteutettavissa. Tapaan sanoa, että kaiken pystyy koodaamaan, mutta jos ei alusta asti ole selvillä mitä oikeastaan halutaan tehdä, lopputulos varmasti epäonnistuu. Toteutetaan työ siis teknisesti laadukkaasti, mutta tehdään alunalkaenkin kokonaan väärää asiaa. Tämä epäonnistumisen syy poistetaan testaamalla tehtyjä oletuksia etukäteen. Hyvä keino tähän on esimerkiksi design sprint, jossa toimittaja ja asiakas yhdessä suunnittelevat tietyn osuuden prototyypiksi asti, jonka jälkeen prototyyppiä testataan käyttäjillä. Tätä voidaan tukea huolellisella liiketoiminta-analyysillä. Näin saadaan varmistus, että ratkaistavaksi suunniteltu asia kannattaa ratkaista.

2. Ratkaisut ovat epäkäytettäviä

Seuraava haaste odottaa kuitenkin jo oven takana. Tavoite on kunnossa ja hankkeella luodaan oikea ratkaisu oikeaan ongelmaan, mutta sitten huomataan, että kukaan ei lopulta käytäkään ratkaisua, koska se on liian epäkäytettävä tai hankala. Design sprintin ja prototyypin avulla voidaan testata myös, että ratkaisu on tarpeeksi käytettävä. Näiden kahden ensimmäisen epäonnistumisen syyn poistamiseksi, on siis tärkeää pitää toimittaja mukana suunnittelussa alusta alkaen.

3. Projektissa on viestinnällisiä ongelmia

Modernin digihankkeen toteutukseen osallistuu suoraan tai välillisesti iso joukko ihmisiä. Usein projektissa aluksi kaikki näyttää menevän hyvin, mutta hankkeen edetessä paljastuu, että eri osapuolet ovatkin tehneet hyvin erilaisia oletuksia. Selkeä ja toistuva viestintä on siis erittäin tärkeää. Toisaalta softakehitys on keskittymistä vaativaa työtä ja turhat keskeytykset ja palaverihärdelli voivat tappaa tehokkuuden. Ketterä työskentely, sovitut palaverisyklit ja yhteiset slack-kanavat takaavat viestinnän onnistumisen.

4. Tiimi ei ole sitoutunut tai lähellä

Valitettavan usein asiakkaalla ei ole tietoa, kuka projektia oikeasti tekee. Ihmiset vaihtuvat ja kenellekään ei muodostu kokonaiskuvaa asiakkaan liiketoiminnasta ja ympärillä olevasta kontekstista. Tähän auttaa sitoutunut, kasvollinen tiimi, joka säilyy samana koko hankkeen ajan. Alusta loppuun mukana oleva tiimi oppii ja ymmärtää asiakkaan liiketoiminnan lainalaisuudet ja haasteet. Kun tiimi tietää miksi jotain ollaan tekemässä, ratkaisuja tehdään paremmin.

Näin korona-aikana etätyöt ovat tulleet yhä tutummiksi ja asiakasläheisyyskin joudutaan usein rakentamaan digitaalisten välineiden avulla. Varsinkin uutta suunnitellessa ja tehdessä lokaaliudella on kuitenkin paljon arvoa yhteisen kielen, kulttuurin ja kontekstin muodossa. Onnistunut viestintä ja pienen kynnyksen yhteydenotto parantavat merkittävästi onnistumisen mahdollisuutta.

5. Asiakkaalla ei ole tarpeeksi aikaa

Vaikka tiimi tekisi kaikkensa selvittääkseen yrityksen ja alan taustoja mahdollisimman hyvin, se voi olla vaikeaa, jos asiakkaalla ei ole tarpeeksi aikaa tai kiinnostusta. Jos asiakas ei ole aktiivisesti mukana projektissa, päädytään myös helposti tilanteeseen, jossa vasta lopussa huomataan, että alusta asti on tehty vääriä asioita. On siis tärkeää, että asiakas ymmärtää oman läsnäolonsa tärkeyden.

6. Sopimusmallit ovat vääränlaisia

Perinteisesti asiakkaat, erityisesti pienemmissä firmoissa, haluavat projektille kiinteän hinnan. Tämä voi olla kuitenkin vaikeaa, ellei suunnitelma ole jo tässä vaiheessa päivän selvä, mitä se harvoin on. Kärjistetysti kiinteähintaisissa projekteissa asiakas koittaa saada projektiin mahtumaan mahdollisimman paljon, kun taas tuntihintaisissa projekteissa toimittaja yrittää lisätä tunteja asiakkaan jarrutellessa. Hyvä ratkaisu tähän on tavoitehintamalli. Voidaan esimerkiksi sopia tuntihinnan käytöstä tiettyyn pisteeseen asti, jonka jälkeen tuntihinta tippuu sen verran alhaisemmaksi, että lisätyöt ovat epäkannattavia toimittajalle, mutta asiakas joutuu kuitenkin maksamaan niistä jotain. Näin molemmilla osapuolilla on varmasti intressi pitää projektin laajuus ja työmäärät kurissa.

7. Koko budjetti käytettiin softaan

Varsinkin kuluttajapalvelua tehdessä, hanke tulee varmasti epäonnistumaan, jos kaikki rahat käytetään itse softan suunnitteluun ja toteuttamiseen. On hyvä muistaa, että myös markkinointiin täytyy varata rahaa, jopa sama määrä kuin softan tekemiseen. Palvelun pilotointi ja lanseeraus on syytä suunnitella kunnolla.

Digihankkeen ero moniin perinteisten toimialojen isoihin hankkeisiin on muutoksen hallinta. Onnistumisen avain on riittävä, oikea-aikainen suunnittelu. Ketterän kehityksen prosessit syntyivät taklaamaan vesiputousmallisten jättihankkeiden liian etupainotteisen asioiden kiinnittämisen. Toisaalta silloin kiusaus on jättää suunnittelu minimiin, koska “kaiken voi muuttaa jälkeenpäin”, toisin kuin vaikka siltaa rakennettaessa. Design-ajattelu ja palvelumuotoilun laajempi käyttöönotto on onneksi tuonut tähän rinnalle suunnittelutyön uutta arvostusta.

Oikeastaan kaikki yllä mainitut digihankkeiden epäonnistumisen syyt ovat kumottavissa hyvällä oikea-aikaisella suunnittelulla. Me Taidolla kannustamme asiakkaita olemaan meihin yhteydessä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta takaamme hankkeen onnistumisen. Ole siis rohkeasti yhteydessä, niin katsotaan, sopisiko esimerkiksi design sprint -lähestyminen teidän tarpeisiin.